Übergabe eines Staffelstabes
DocMorris

Teamleiter Order Management (m/w)

Betritt man das Büro von Elmar Gerike, dem Leiter des Bereichs Order Management, fällt einem ein Gegenstand ins Auge, der hier vermeintlich fehl am Platze ist: ein goldener Staffelstab. Was es damit auf sich hat, erklärt er mir im Interview.

Was macht eigentlich das Ordermanagement?

Elmar: Im Ordermanagement werden verschiedene Prozessschritte von mehreren Teams abgebildet. Das beginnt ganz früh morgens mit der Öffnung der postalischen Bestellungen. Die werden dann digitalisiert, also gescannt. Ein anderes Team kümmert sich um die Erfassung und Überprüfung der Kunden- und Auftragsdaten. Zuletzt werden die Bestellungen noch von PTAs und Apothekern pharmazeutisch geprüft. Erst dann können sie in der Logistik gepackt und versendet werden.

Was hat es mit diesem Staffelstab auf sich?

Elmar: Der Staffelstab symbolisiert die Zusammenarbeit der einzelnen Teams. Es läuft zwar in seinem Prozessschritt jeder für sich alleine, aber die Teams sind voneinander abhängig. Stimmt am Anfang des Prozesses die Geschwindigkeit nicht, müssen die nachfolgenden „Läufer“ das wieder aufholen, um das Gesamtziel schnell genug zu erreichen.

Was ist denn das Gesamtziel?

Elmar: Wir stehen jeden Tag vor der Herausforderung, dass unsere täglich eingehenden Postbestellungen diese Bearbeitungsschritte komplett durchlaufen müssen. Unsere Kunden warten auf Ihre Medikamente und da ist Zeit ein enorm wichtiger Faktor. Es ist unser Anspruch, dass eine Bestellung, die morgens eingeht, am selben Tag versendet werden kann.

Und zur Unterstützung suchst Du jetzt eine(n) neue(n) Teamleiter/-in?

Elmar: Ja, genau. Eine meiner langjährigen Teamleiterinnen hat bei DocMorris andere Aufgaben übernommen, so dass wir jetzt Verstärkung brauchen. Die 150 Mitarbeiter in unserem Bereich verteilen sich im Moment auf 6 Teamleiter, aber um alle Aufgaben gut bewältigen zu können, benötigen wir noch einen siebten.

Wie sehen diese Aufgaben konkret aus?

Elmar: Als Teamleiter/-in im Ordermanagement übernimmt man die disziplinarische Führung für ein Team. Das beinhaltet alle üblichen Führungsaufgaben von der Planung und Koordination bis hin zu Feedback- und Beurteilungsgesprächen. Das bedeutet auch, dass man zur Vertretung auch andere Teams mit übernimmt, wenn ein Kollege wegen Krankheit oder Urlaub nicht da ist. Das Besondere an dieser Stelle ist, dass wir jemanden suchen, der neben den Führungsaufgaben auch teamübergreifend die Themen bearbeitet, die über die eigentlichen Teamleiteraufgaben hinausgehen. Das bedeutet z.B., dass der- oder diejenige zentraler Ansprechpartner für Schnittstellenabteilungen bei Projekten ist und dann die weitere Koordination im Team übernimmt. Wenn wir z.B. ein neues System oder ein Release installieren, dann wäre der neue Kollege u.a. für die Koordination des Testings und für die Kommunikation mit der IT zuständig. Andere Beispiele sind die Erstellung von Change Requests oder das Händeln von Incidents.

Das klingt sehr vielseitig. Welche Erfahrungen und Kenntnisse sollte diese Person mitbringen?

Elmar: Wichtig ist natürlich die Führungserfahrung. Gerade wenn man in anderen Teams vertreten soll, muss man sicher in seiner Führungsrolle und in den damit verbundenen Aufgaben sein. Darüber hinaus sollte man schon Erfahrung in Projektarbeit haben und eine Affinität zu IT-Themen mitbringen, da die IT bei fast allen Projekten involviert ist. Wenn man dann noch ein gutes Prozessverständnis mitbringt und sowohl analytisch als auch lösungsorientiert denkt, sind das schon sehr gute Voraussetzungen.

Wozu ist letzteres wichtig?

Elmar: Da sind wir wieder beim Staffellauf. Um als erster durchs Ziel zu kommen, muss man alle Schritte genau analysieren: den Start, die einzelnen Läufe, jede Übergabe des Staffelstabes und den Zieleinlauf. Genauso ist es bei uns. Um unsere Effektivität kontinuierlich zu steigern, müssen wir unsere Prozesse analysieren und gucken, wo wir noch Verbesserungen vornehmen können.

Dann bleiben wir beim Staffellauf. Dafür ist Teamfähigkeit sehr wichtig. Welche Eigenschaften sollte der zukünftige Teamleiter noch mitbringen?

Elmar: Ja, Teamfähigkeit ist natürlich sehr wichtig, aber auch Eigenverantwortung. Für seine Strecke ist jeder selbst verantwortlich, bis er den Stab abgegeben hat und dann unterstützt man den Rest des Teams bis zum Ziel. In dieser Position arbeitet man viel mit anderen Abteilungen zusammen. Das erfordert eine gute Kommunikationsfähigkeit und auch Durchsetzungsvermögen. Mit einer offenen Persönlichkeit, Humor sowie Zielorientierung und Leidenschaft für die eigene Arbeit, ist man in unserem Team herzlich willkommen.

Vielen Dank für den interessanten Einblick in Deinen Bereich!

Sie haben sich in den Beschreibungen von Elmar wiedererkannt? Dann übernehmen Sie den Staffelstab für Ihre neue Herausforderung: Teamleiter Order Management (m/w) Wir freuen uns auf Sie!